Beschikbaarstelling krediet voor invoering website

Commissie : A
Vergaderdatum Commissie : 24 april 2001
Vergaderdatum Raad : 10 mei 2001
Onderwerp : Beschikbaarstelling krediet voor invoering website
Registratienummer : 2001 - 875

Muiden, 17 april 2001

Aan de gemeenteraad.

Voorstel
Een krediet beschikbaar stellen van f 37.000,-- (inclusief BTW) voor de invoering van een website voor deze gemeente, overeenkomstig de offerte van Segment Interactieve Media, door vaststelling van de bijgaande ontwerp-begrotingswijziging.

Inleiding
In het door uw raad vastgestelde Informatie- en Automatiseringsplan (I&A-plan) is een standpunt vastgelegd voor het invoeren van een gemeentelijke website.
In hoofdstuk 6 paragraaf 6.1 is voor de gemeentelijke website als uitgangspunt opgenomen dat de gemeente ook op internet aanwezig moet zijn. Vooralsnog zou kunnen worden volstaan met een zgn. informatieve website met het accent op participatie, eventueel met enige interactiviteit teneinde voor subsidie in aanmerking te komen. Gezien de te verwachten ontwikkelingen moet uitbouw van de website in de toekomst mogelijk zijn.

Doel van het project is het operationeel maken van een eerste versie van de gemeentelijke website. De eerste fase is als volgt verwoord: "De website biedt enerzijds de informatie die het tot een attractieve site maakt voor de doelgroep (primair: de burgers van Muiden) en sluit aan bij landelijke ontwikkelingen op overheidsloketgebied'. Anderzijds zal alleen in die content worden voorzien waarvan het beheer binnen redelijke grenzen te organiseren valt in de ambtelijke Organisatie. Tevens zal de website voldoen aan de eisen teneinde in aanmerking te komen voor de subsidie van het ministerie van BZK ("van Boxtel"). Van het project maakt deel uit het laten ontwikkelen en/of aanschaffen van een website, zodanig dat de continuïteit gewaarborgd is in de zin van ondersteuning en uitbouwmogelijkheden. Verder betreft het het vullen van de content en het bij de hosting-organisatie implementeren van de website. Tevens wordt de website intern geïmplementeerd, met eventueel een bijbehorende server, ten behoeve van het beheer van de content, zodanig dat dit verder geen consequenties heeft voor de huidige technologische infrastructuur. Beoordeeld zal worden of het noodzakelijk is één voor de medewerkers vrij toegankelijke werkplek te creëren zodanig dat eenieder toegang heeft tot de website van Muiden en het internet als geheel. Bij een positieve uitkomst zal dit binnen het project gerealiseerd worden.
Met uitvoering van dit project wordt invulling gegeven aan één van de doelstellingen van de gemeente Muiden, namelijk de gemeente als 'service-instituut'."
De tweede fase, die gepland staat voor medio 2003, staat in het l&A-plan opgenomen als Project: Uitbreiding website: "Doel van het project is het substantieel uitbreiden van de website teneinde te kunnen voldoen aan de verwachtingen van de doelgroep. De ontwikkelingen op internet-gebied gaan snel. Verwacht mag dan ook worden dat in 2003 er andere en/of nieuwe eisen gesteld worden aan de communicatie met de burger via het virtuele loket. Belang van het project is verder invulling te geven aan de gemeente Muiden als 'service-instituut' en aan het tijdig betrekken van de inwoners bij het besturen van hun gemeente."

Invoering van een gemeentelijke website bestaat in ieder geval uit een tweetal stappen. Als eerste een stap waarbij voldaan wordt aan de eisen van "Van Boxtel", zodat naast het uiteindelijk doel "Muiden on-line", de in het vooruitzicht gestelde subsidie kan worden verkregen. Tweede stap is een verdere uitbouw, die voor een deel samenhangt met de geplande vervanging van de kantoorautomatisering en brede invoering van e-mail en internet in de gehele gemeentelijke organisatie. Continuïteit en ondersteuning van een te kiezen leverancier zijn daarbij tevens van groot belang. Tenslotte hoort hier de opmerking nog bij dat de website in de toekomst uiteraard een dynamische zaak zal blijven als informatiemedium en als digitaal loket en medium voor de afwikkeling van dienstverlening. Met andere woorden het fundament dient goed te zijn en fasegewijs verder uitbouwen in de toekomst moet tot de mogelijkheden behoren.

Argumenten
Veel aanbieders in de markt.
Uit de zeer grote hoeveelheid aanbieders in de markt, die allemaal bereid zijn om de gemeente(n) van dienst te zijn om websites te bouwen, onderhouden etc. is in eerste instantie een keuze gemaakt. Daarbij is vooral gekeken naar aanbieders die zich in gemeenteland bewegen en naar continuïteit in dienstverlening. Er is uiteindelijk met een drietal bedrijven informatief overleg geweest en gevraagd om een offerte in te dienen (Roccade / Civility, Segment en GemeenteWeb). Naast die drie bedrijven is ook gekeken naar de aanbieding van het plaatselijke bedrijf Grid. Met laatstgenoemde is eveneens een informatief gesprek gevoerd.

De verschillende offertes, die voor u op de gebruikelijke wijze ter inzage liggen, zijn met elkaar vergeleken en getoetst aan de uitgangspunten van het vastgestelde I&A-plan.
Onze keuze is daarbij gevallen op de aanbieding van Segment interactieve media. Het product Topics + voldoet aan de eerste stap voor het presenteren van de gemeente op het internet, is vooralsnog informatief en deels interactief. Bovendien beantwoordt deze insteek aan de subsidievoorwaarden. De aanbieding is aansprekend en helder. Er wordt een goed werkbaar contentmanagement-tool geleverd en met Topics + wordt een solide fundament geleverd voor verdere uitbouw in de toekomst. Voor wat betreft de vormgeving van de website is in de offerte een extra bedrag opgenomen.
Naar onze mening is het wenselijk dat deze gemeente een "eigen" gezicht heeft op het web. Een extra investering voor die vormgeving is daarom noodzakelijk. De presentatie van Segment en het prijsniveau, namelijk t 25.000,-- als basis en een Post van t 6.000,-- voor de vormgeving, alsmede t 6.000,-- per jaar voor hosting en technisch onderhoud, zijn gunstig ten opzichte van de andere aanbieders.

Over de aanbieding van Roccade willen wij nog het volgende opmerken. Roccade is de "huisleverancier" voor wat betreft de applicaties die deze gemeente op de AS400 draait. Roccade levert een echt "standaard" product, dat als absolute basis gezien moet worden. Bovendien achten wij het ontwikkelen van een website door een ander bedrijf wenselijk om niet voor de totale informatisering en automatisering afhankelijk te worden van een enkele leverancier. Zeker het onderhavige onderwerp leent zich daarvoor. Voor wat betreft de offerte van Grid willen wij nog opmerken dat met name de aspecten continuïteit en onafhankelijkheid reden zijn om af te zien van een plaatselijke aanbieder.

De subsidie van het rijk.
Er is in de voorfase al een beroep gedaan op de subsidie van Van Boxtel ter grootte van t 25.000,—.

Uitvoering
Wij verwachten in het vierde kwartaal on line te zijn met de eerste versie van de gemeentelijke website.
Conform het I&A-plan zal begin 2003 een voorstel aan u worden voorgelegd voor een verdere uitbouw van de website naar een volwaardig digitaal loket.

Financiële toelichting
Bij de voor u ter inzage liggende stukken treft u de diverse offertes met bijbehorende documentatie aan.
In totaal komt de eenmalige investering op een bedrag van t 37.000,-- (incl. BTW), terwijl de jaarlijkse kosten voor hosting en technisch onderhoud t 7.140,-- bedragen. In het l&A-plan werd voor het eerste project rekening gehouden met indicatieve bedragen van t 25.000,-- en f 15.000,-- (respectievelijk investerings- en jaarlijkse kosten). In de bijgaande ontwerp-begrotingswijziging is een en ander financieel-technisch vertaald.

burgemeester en wethouders
G. Aalten H.A. Smith
secretaris burgemeester

naar het begin van deze pagina

U kunt uw bijdrage zenden of opmerkingen kwijt door op de onderstaande envelop te klikken
U belandt dan op ons reactie formulier: